Hoe vaak switch jij als je iets aan doen bent?

Terwijl je met de ene taak bezig bent, komt er een mail binnen en ben je weer afgeleid door dat ene mailtje. Ondertussen krijg je en whatsapp binnen waarin iemand iets van je vraagt. Oh en even facebook checken kan er dan ook wel even bij. Hetgeen waar je mee bezig was is na een uur nog niet klaar, terwijl het eigenlijk maar 15 minuten van je tijd hoefde te kosten. Gevolg: geen voldaan gevoel, je moet nog steeds heel veel en niets is écht gedaan. Productiviteit = 0. Of bijna 0.

Multitasken, switchen, hoe je het ook noemt, het klinkt heel mooi, maar voor je rust en overzicht is dit niet handig. Je hersenen hebben namelijk continu de tijd nodig om zich weer opnieuw te focussen. Wil jij overzicht en wil jij je tijd goed in kunnen plannen, stop dan met switchen.

Ook deze les kun je zowel privé als werkgerelateerd maken. Want ook op je werk zul je waarschijnlijk veel van dit soort switch momenten hebben.

Wil je écht dingen aftikken en vinkjes kunnen zetten op jouw to-do lijst, dan is helpt minder switchen daar zeker bij. Een goede manier om productief te zijn en blijven is de pomodoro techniek.

De pomodoro techniek is een ideale techniek om uitstelgedrag en afleiding tegen te gaan.

Fransesco Cirillo merkte in de jaren 80 dat hij niet veel uit handen kreeg omdat hij steeds last had van afleidin. Hij pakte een timer (die eruit zag als een tomaat, pomodoro in het italiaans) en zette hem op 25 minuten. Precies genoeg tijd om een taak af te ronden en daarna even te pauzeren. Mensen om hem heen wisten dat hij in de 25 minuten niet gestoord wilde worden. En inmiddels gebruiken meer dan 2 miljoen mensen zijn ‘pomodoro’ techniek.

1. Kies een taak die je graag wil afronden. Dat kan van mail beantwoorden tot stofzuigen zijn. Wat er maar op jouw to-do lijst staat wat je graag af wil hebben. Let op, maak hier gebruik van de les prioriteiten stellen in module 6.
2. Maak een lijst voor de dag met de meest urgente taken die 25 minuten of minder tijd kosten. Kost het meer tijd? Knip de taak dan in kleine stukjes.
3. Zet de timer op 25 minuten en start! Blijf gedurende 25 minuten alleen maar bezig met deze taak. Alle afleiding uit les 2: switchtijd, leg je aan de kant. Zorg dat je 25 minuten lang alleen maar focus hebt op deze taak.
4. Vink af en neem even een pauze van 5 minuten. Dit is voldoende om je brein even rust te geven en klaar te maken voor de volgende taak.
5. Zo ga je door tot je 4 pomodoro’s hebt afgerond. Dat betekent dat je 2 uur lang ontzettend productief bent geweest en taken hebt kunnen afvinken.
6. Na die 2 uur hou je een langere pauze van ongeveer 15 minuten.

En in een werkdag kun je dit dus een aantal keer herhalen. Maar ook thuis kun je bijvoorbeeld elke dag een Pomodoro inlassen van 2 uur. In die 2 uur kun je zoveel dingen doen die anders misschien wel blijven liggen.

Een aantal tips voor de meest productieve pomodoro:

• Communiceer naar collega’s, familie die je kunnen afleiden dat je over 2 uur weer tijd hebt.
• Komt er ondertussen een extra taak of gedachten langs. Ga hier dan niet tegen vechten maar noteer het even en ga verder met je pomodoro.
• Onderbreek nooit een pomodoro. Ga nooit langer door of stop nooit eerder. Als er twee kleine taken in een pomodoro van 25 minuten past, doe dat dan.
• Het draait om jouw zelfdiscipline. Ga ervoor. Het zijn slechts 2 uurtjes van je tijd waarin je veel werkt kunt verzetten.
• Gebruik de timer op tomatotimers!